ГЛАВБУХ-ИНФО

В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам организации должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

С 1 февраля 2002 г. согласно ТК РФ работникам должен предоставляться ежегодный основной оплачиваемый отпуск в календарных днях.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска установлена равной 28 календарным дням. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по исте­чении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соот­ветствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступле­ния календарного года.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.

Операции по начислению и выплате отпускных отражаются в бухгалтерском учете в том же порядке, что и операции по начислению и выплате заработной платы.

Обычно большинство работников стараются уйти в отпуск в летнее время, из-за чего выплата отпускных в течение года происходит неравномерно.

В целях равномерного включения предстоящих расходов на оплату отпусков работни­кам в затраты на производство организации имеют право создавать резервы на предстоя­щую оплату отпусков.

Резервирование этих сумм отражается по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих рас­ходов» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство и расходов на продажу.

Создание резерва на предстоящую оплату отпусков для работников основного произ­водства отражается по дебету счета 20 «Основное производство» и кредиту счета 96 «Ре­зервы предстоящих расходов».

Аналогично такие резервы для работников вспомогательных производств, для обслу­живающего и управленческого персонала отражаются по дебету счетов 23, 25, 26 и креди­ту счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

Суммы оплаты труда работникам за время отпуска, начисленные за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам, отражаются по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

Аналогично отражаются в бухгалтерском учете создание и использование резервов на предстоящую оплату ежегодных вознаграждений работникам за выслугу лет.

В случае превышения фактически произведенных расходов на оплату отпусков над суммой начисленного резерва производится доначисление недостающей суммы в резерв дополнительной бухгалтерской проводкой.

В случае превышения суммы начисленного резерва над суммой фактически произве­денных расходов на оплату отпусков излишне начисленные суммы включаются в состав прочих доходов.

Резерв на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных (еже­годных) и дополнительных отпусков работникам подлежит инвентаризации в установлен­ные сроки. При инвентаризации данного вида резервов проверяется правильность и обос­нованность их создания.

Резерв на предстоящую оплату отпусков работникам, отражаемый в годовом балансе, должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднеднев­ной суммы расходов на оплату труда работников и др.

Налоговые аспекты. В налоговом учете порядок формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков установлен ст. 324 НК РФ.

Организация, принявшая решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязана отразить в учетной полити­ке для целей налогообложения принятый ею способ резервирования, определить пре­дельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Для этих целей организация обязана составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из све­дений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму еди­ного социального налога с этих расходов. При этом процент отчислений в указанный ре­зерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относят­ся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников.

На конец налогового периода организация обязана провести инвентаризацию указанно­го резерва. Недоиспользованные на последнее число текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текуще­го налогового периода.

При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного ин­вентаризацией на последний день налогового периода, организация обязана по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактиче­ских расходов на оплату отпусков и соответственно сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался указанный резерв.

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен ис­ходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога.

По итогам инвентаризации резерва на оплату отпусков организация рассчитывает сум­му резерва в части неиспользованного отпуска.

Эта сумма исчисляется исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года:

• если полученная сумма превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, то сумма превышения включается в состав расходов на оплату труда;
• если сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска будет мень­шей, чем фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, то отрицатель­ная разница включается в состав внереализационных доходов.

Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период организация посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.

В аналогичном порядке организация может осуществлять отчисления в резерв пред­стоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам рабо­ты за год.

Исчисление сумм оплаты отпусков и компенсаций за неиспользованные отпуска связа­но с необходимостью расчета среднего заработка по каждому работнику организации.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неисполь­зованные отпуска должен исчисляться только за последние 12 календарных месяцев.

Как отмечалось ранее, в основу расчета среднего заработка при оплате отпусков и вы­плате компенсаций за неиспользованные отпуска берется фактический заработок работни­ка за расчетный период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу от­пуска или выплаты компенсации за неиспользованный отпуск.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на сред­немесячное число календарных дней (29,4).

Сумма отпускных определяется путем умножения среднего дневного заработка за рас­четный период на число календарных дней отпуска.

Пример 1. Допустим, что работнику предоставляется отпуск с 1 по 28 сентября 2009 г. продолжительностью 28 календарных дней.

В расчетный период должны быть включены предшествующие месяцу отпуска 12 кален­дарных месяцев, а именно: сентябрь, октябрь, ноябрь, декабрь 2008 г., январь, февраль, март, апрель, май, июнь, июль, август 2009 г.

Для упрощения примера допустим, что все месяцы расчетного периода работник отрабо­тал полностью и ему ежемесячно выплачивалось по 9000 руб., т. е. за 12 календарных меся­цев ему было выплачено 108 000 руб.

Также допустим, что в январе 2009 г. работнику было выплачено вознаграждение по ито­гам работы за год в сумме 12 000 руб., а в июле 2009 г. была выплачена премия в сумме 9000 руб. согласно утвержденному Положению о премировании работников организации.

Средний дневной заработок за расчетный период составит: (108 000 + 12 000 + 8000) (руб.): 12 (календарных месяцев): 29,4 (календарных дней) = 362,81 руб.

Сумма отпускных составит 10 158,68 руб. (362,81 руб. х 28 календарных дней).

Пример 2. Допустим, что работнику предоставляется отпуск с 1 по 28 сентября 2009 г. продолжительностью 28 календарных дней.

Допустим, что 11 месяцев расчетного периода работник отработал полностью, а в апреле 2009 г. работник был временно нетрудоспособен (был болен) и отработал 15 календарных дней (с 1 апреля по 15 апреля 2009 г.).

При этом работнику в полностью отработанных месяцах ежемесячно выплачивалось по 9000 руб., а в апреле 2009 г.— 4400 руб.

Для упрощения примера допустим, что работнику за расчетный период не выплачивались вознаграждение по итогам работы за год и премии.

В данном случае, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок должен исчисляться путем деления суммы факти­чески начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Установлено, что количество календарных дней в неполном календарном месяце должно рассчитываться путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Для данного примера количество календарных дней в неполном календарном месяце (апрель 2009 г.) составит 14,7 дней (29,4 календ, дней: 30 календ, дней х 15 календ, дней).

Таким образом, по условиям примера работник не полностью отработал весь расчет­ный период и имел следующие показатели;

Всего количество календарных дней в расчетном периоде составит: 11 (календ, месяцев) х 29,4 (календ, дней) + 14,7 (календ, дней) = 338,1 календ, дней.

Средний дневной заработок за расчетный период составит: 103 400 руб.: 338,1 календарных дней = 305,83 руб.

Сумма отпускных составит 8563,24 руб. (305,83 руб. х 28 календарных дней). Если в данном случае работник в расчетном периоде получал бы премии и вознаграж­дения, то они должны учитываться при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные).

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, то они должны учитываться при определении среднего заработка исходя из фактически на­численных сумм премий и вознаграждений.

Расчет среднего дневного заработка при выплате компенсации за неиспользованный отпуск осуществляется аналогично расчетам, осуществляемым при оплате отпусков.

Пример 3. Допустим, что работник проработал в данной организации с 1 апреля 2009 г. по 25 сентября 2009 г. За этот период работнику не предоставлялся оплачиваемый отпуск. Оклад работника за весь период работы не менялся и составлял 10 000 руб. в месяц.

При увольнении работнику полагается компенсация за шесть месяцев работы в органи­зации (сентябрь принимается за полный отработанный месяц, так как работник проработал больше половины месяца). Для упрощения примера допустим, что работнику за данный пе­риод не выплачивались премии.

По условиям примера работник в расчетном периоде имен следующие показатели:

Исходя из продолжительности отпуска 28 календарных дней, работнику за отработан­ное время полагается компенсация за 14 дней (6 мес.: 12 мес. х 28 дней).

В данном случае при расчете среднего дневного заработка необходимо учитывать, что начисления за сентябрь 2009 г. не попадают в расчетный период.

Средний дневной заработок за расчетный период составит: 50 000 (руб.): 5 (календарных месяцев): 29,4 (календарных дней) — 340,14 руб. или 50 000 (руб.): 147 (календарных дней) = 340,14 руб.

Для работника компенсация за неиспользованный отпуск составит: 340,14 руб. х 14 дней = 4761,96 руб.

Налоговые аспекты. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работникам при их увольнении, подлежат налогообложению нало­гом на доходы физических лиц.

Согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ компенсации за неиспользованный отпуск, выпла­чиваемые работникам при их увольнении, не подлежат налогообложению единым соци­альным налогом.

Начисленная сумма компенсации за неиспользованный отпуск отражается в бухгалтер­ском учете по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонден­ции со счетами учета затрат на производство (счета 20, 23, 25, 26) (для торговых органи­заций — расходов на продажу (счет 44)).

Если отпуск предоставляется работнику в рабочих днях, то средний дневной заработок для оплаты таких отпусков и для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска ис­числяется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.

При определении среднего заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок.

Средний часовой заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фак­тически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и воз­награждения, на количество часов, фактически отработанных в этот период.

Средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на ко­личество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате.

Особенности порядка исчисления средней заработной платы при оплате отпусков и при выплате компенсации за неиспользованный отпуск для различных случаев подробно изла­гаются в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, ут­вержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.