Разработка сайта:

Web-студия Интер

Главный редактор:

Ирина Зубова








Роль секретаря в подготовке совещаний Печать E-mail

Большинство совещаний проводится в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке. Если руководителя приглашают на совещание к руководителю более высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить необходимые документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

Совещание обычно проводится в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня. В обязанности секретаря входит оповещение участников, контроль за своевременной явкой, а так же выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не явившихся сотрудников.

Если по каким-либо причинам возникает ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет руководителя, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний.

Во время совещаний секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещаний может понадобиться его помощь.

К плановым совещаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5 - 2 недели до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков, а так же необходимость привлечения к подготовке совещания различных служб учреждения.

Следующий этап - оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем состовляет текст телефонограммы, приглашения. За 1 - 1,5 часа до начала секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, минеральную воду со стаканами, необходимые канцтовары. Регистрацию участников начинают за 30 минут до совещания. Если на совещание прибыли приглашенные гости, их следут проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то в его обязанности входит: раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания.

По окончанию совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступающими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработки стенограммы совещания.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола, прохладительные напитки со стаканами.

В небольших организациях совещание проводится немного иначе.

 

 

 

addizbr

Подписаться на новости: