ГЛАВБУХ-ИНФО

В статье 65 Трудового кодекса указан список необходимых документов. которые лицо, поступающее на работу, должно будет предъявить работодателю при заключении трудового договора (см. таблицу).

* Согласно ст. 65 ТК РФ в cлyчae отсутствия у лица, поступавшего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменномy заявлению этого лица (с указанием причини отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Работодателю следует учесть, что все документы, указанные в таблице, за исключением трудовой книжки, должны быгь возвращены работнику. Поэтому работодателю следует сделать копии этих документов, которые будут необходимы для дальнейшего документального оформления работника и ведения учета.

Кроме этого, работодатель может попросить работника представить следующие документы:

• свидетельство и постановке на учет и налоговом органе (для подтверждения индивидуального номера налогоплательщика работника).

Ни Трудовым кодексом РФ, ни иными федеральными законами, ни указами Президента РФ, ни постановлениями Правительства РФ прямо не предусмотрено, что работник обязан представлять в организацию этот документ. Однако согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты* по налогу на доходы физических лиц представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц каждого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, утвержденной ФНС России. Указанная форма отчетности (справка о доходах физического лица) среди прочих реквизитов включает ИНН физического лица, который проставляется из документа, подтверждающего постановку на налоговый учет в налоговом органе. Это положение содержится в Порядке заполнения справки о доходах, утвержденном ФНС России (см., например, разд. III Рекомендаций по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме № 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@, и т.п.).

Таким образом, для того чтобы отразить в отчетности по НДФЛ ИНН налогоплательщика (работника), налоговый агент (организация или иной работодатель) должен знать этот ИНН, а, как указано в п. 4.5 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц (утверждены приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178), присвоенный идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) в случае необходимости подтверждается свидетельством или уведомлением о постановке на учет в налоговом органе, сведениями из ЕГРН, полученными в установленном порядке, отметкой в паспорте гражданина Российской Федерации.

Для того чтобы уменьшить вероятность конфликтов с налоговыми органами по поводу неуказания ИНН работников, рекомендуем в налоговой отчетности брать с работников, не имеющих ИНН, соответствующее заявление (или просить их написать в заявлении о приеме на работу: "ИНН не присвоен");

• справку о доходах физического лица (по форме № 2-НДФЛ) с предыдущего места работы (для подтверждения суммы дохода, полученного работником с начала года (налогового периода по налогу на доходы физических лиц), сумм предоставленных ему вычетов, а также сумм исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц). Справка нужна, в частности, для правильности предоставления работнику стандартных налоговых вычетов и соответственно исчисления налога на доходы физических лиц.

Кроме этого, для получения стандартных вычетов, установленных подпунктами 1-3 п. 1 ст. 218 НК РФ (то есть так называемых личных стандартных вычетов), в организации, в которую физическое лицо принимается на работу, согласно п. 3 ст. 218 НК РФ работник должен написать заявление о предоставлении ему стандартных вычетов (если работник желает получать вычеты у данного налогового агента). Форма такого заявления законодательством не установлена. Следовательно, оно может быть составлено в произвольной форме.
Если работник имеет право на получение стандартных вычетов на детей (согласно пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ), то для получения таких вычетов он также должен написать заявление и предоставить документы, дающие право на эти вычеты;
• медицинскую справку о состоянии здоровья работодатель может потребовать у работника в случаях, установленных законодательством.

Согласно ст. 69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами**.

__________________________________________

* Налоговыми агентами по налогу на доходы физических лиц, в частности, являются организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик (физическое лицо) получил доходы (п. 1 ст. 226 НК РФ).

**Таким образом, обязательное медмимнекое обследование определенных категории лиц при их поступлении на работу может вводиться только на уровне Российской Федерации и только с соответствии с федеральными законами, а значит, ни Правительство РФ. ни власти (законодательные и исполнительные) регионального и местного уровня указанное обследование устанавливать не могут.

"Настольная книга кадровика" (практические рекомендации под ред. Г. Ю. Касьяновой).